Read time: 6 minut
V dnešním podnikatelském prostředí panuje silná konkurence. Aby v ní firmy obstály, musí hledat stále nové cesty a přicházet s novými řešeními. Na významu nabyla specializace, kdy se podnikatelé soustředí jen na hlavní předmět svého podnikání a vedlejší činnosti přenechávají externím společnostem. Tomuto způsobu se říká outsourcing. Outsourcovat se dá prakticky cokoliv a již jsme si zvykli na outsourcing úklidových služeb, ostrahy objektů nebo vedení účetnictví. Stoupajícím trendem se pak ale stává outsourcing HR procesů, kdy personální agendu převezmou externí specialisté. Je to logické, protože se jedná o procesy, které jsou klíčové pro firmu a její rozvoj, ale které se staví mimo její hlavní byznys.
Důvody, proč zvolit outsourcing HR procesů
Důvodů je několik, přičemž ten hlavní jsme si představili v úvodu. Kromě specializace existují i další motivy, proč zvolit outsourcing HR procesů. Mezi ty hlavní se řadí:
- Čas. Známé pořekadlo praví, že čas jsou peníze. Pakliže společnosti delegují část nebo celou personální agendu na externího poskytovatele, výrazně uspoří čas, který mohou využít na zdokonalování a rozvoj hlavního obchodu firmy.
- Náklady. Pracovní smlouvy, formuláře pro pojišťovnu, lékařské prohlídky a mnoho dalšího. Oddělení lidských zdrojů patří u řady firem k finančně nejnákladnějším útvarům. V případě outsourcingu HR jim tyto starosti odpadnou, čímž ušetří nemalé náklady. Jistě není náhodou, že právě uspoření financí uvádí většina společností jako hlavní důvod outsourcingu. Přesto by se nemělo jednat o klíčový faktor. Předtím, než firmy sáhnou po službách externího poskytovatele, by měly mít promyšlenou dlouhodobou strategii v oblasti HR.
- Organizace. U mnoha organizací stále převládá tradiční vertikální organizační struktura. Ta se vyznačuje přísnou hierarchií, jež není zcela flexibilní. Tady představuje outsourcing nenahraditelného pomocníka, který slouží jako nástroj řízení umožňující se oprostit od této organizační struktury.
Fáze provázející outsourcing HR procesů
Outsourcing by se dal rozčlenit do tří fází, přičemž každá fáze má své nezastupitelné místo. Jedná se o:
- Zahájení projektu. V rámci první fáze je důležitým bodem organizace. Osvědčuje se pracovat v symetrickém přípravném týmu, v němž jeho členové mají vždy odpovídající protějšky z druhé strany se stejnou odpovědností a rolí. Samotný proces pak leží na bedrech manažerů, kteří schvalují veškeré dílčí výstupy.
- Koncepce outsourcingu. Základ této fáze tvoří vstupní analýza, jež například mapuje procesy, které budou outsourcovány, nebo stanovuje hlavní výdajové položky a jejich roční velikost. Po analýze následuje návrhová část. Ta se zaměřuje na služby, cenu a návrh smlouvy. V tomto bodě je prostor pro to, aby poskytovatel outsourcingu seznámil klienta se závažnými informacemi. Na klientovi pak závisí, jakou úroveň služeb si zvolí a v jakém období ji zaplatí.
- Realizace. Poslední fází je samotná realizace outsourcingových služeb. Obvykle se provádí ve třech následujících krocích:
- Převzetí řízení
- Řízení koučinku a supervize
- Realizace změn
Kvalita outsourcingu HR
Kvalita outsourcingu závisí na mnoha faktorech. Jedním z nich je například forma převedení vybraných činností na outsourcera. Zde platí zásada, že každá firma je jiná, a proto neexistuje jediný, univerzální systém, jak vybrané činnosti převzít. V některých případech je vhodné realizovat změnu v jediném okamžiku. Při tomto postupu však musí být přechod perfektně připravený a doladěný do nejmenších detailů. V praxi pak převažuje forma tzv. přírůstkových projektů postupného převzetí. Již podle názvu je patrné, že změny jsou implementovány postupně. Outsourcing HR procesů představuje zásadní krok, a proto není překvapením, že se ho některé společnosti obávají. Pro tyto situace je ideální zvolit pilotní projekt a teprve po jeho osvědčení realizovat samotnou změnu.
Pár rad závěrem
Aby splnil outsourcing HR procesů očekávání, je třeba brát zřetel na několik základních pravidel. Tím, kdo řídí celý proces je klient. Na něm také záleží, jakou koncepci služby zvolí a externí poskytovatel se mu přizpůsobí. Z tohoto důvodu by měl mít zákazník přístup ke zpětným informacím. Celá služba tak musí být zcela transparentní. Doporučujeme, aby měl klient ve smlouvě zakotveno právo měnit zadání. Díky této vsuvce musí outsourcer sledovat vývoj potřeb zákazníka po celou dobu trvání projektu. Cena služby je samozřejmě důležitá, ale nezapomeňte do ní promítnout, jaký dopad na ní má zlepšování. Hledáte-li poskytovatele této služby, zařaďte zlepšování do výběrových kritérií stejně vysoko, jako cenu.
