Co to je a jaké jsou výhody outsourcingu účetnictví

Vedení účetnictví je důležitou a nedílnou součástí každé firmy. Kromě legislativních povinností podává stěžejní informace vrcholovému managementu a je tak vodítkem pro strategické rozhodování podniku. Nicméně mnoho společností se chce věnovat jen předmětu svého podnikání a vše ostatní vnímají jako rušivý element. V těchto případech přichází na řadu outsourcing účetnictví, díky kterému firmám odpadnou starosti a mohou se soustředit jen na svůj byznys. Dá se dokonce říci, že tento model je trendem současnosti. 

Co je to outsourcing

Slovo outsourcing pochází z anglického názvosloví Outside resource using. Jeho jádrem je přenechání podpůrné činnosti externí společnosti. Pro externího dodavatele je poptávaná služba většinou hlavním předmětem podnikání. Samozřejmě se nemusí jednat jen o outsourcing účetnictví, outsourcovat se dají další služby, například správa IT, skladování a logistika, doprava, úklid apod. 

Outsourcing účetnictví

Outsourcing účetnictví funguje na bázi, kdy celou účetní agendu přenecháte externí firmě. Bodově si představíme, proč firmy nejčastěji volí outsourcing účetnictví:

• Podnik není dost velký, aby využil kapacitu interní účtárny.
• Podnik nenašel vhodné experty na pozici účetní / mzdové účetní / finančního ředitele / metodika atd. 
• Podnik má interní účtárnu, avšak ta nefunguje ke spokojenosti vedení. Informace nejsou připraveny včas a kvalitně.
• Z důvodu úspory nákladů nelze činnost interní účtárny „zálohovat“. V případě výpadku se podnik ocitá v „informační krizi“.
• Podnik se chce zajistit proti rizikům plynoucím z nesprávně vedeného účetnictví (po zaměstnanci lze požadovat náhradu škody jen v limitovaném množství, zatímco externí firma ručí za celou škodu).
• Zpracovávané údaje (typicky třeba mzdové náklady) chce podnik co nejvíce utajit.
• Podnik hledá nový pohled na organizaci procesů. Jeho cílem je odbourání zbytečných činností, které si často interní účtárny „pěstují“, častokrát z toho důvodu, že již ztratily nadhled a nemají kapacitu sledovat nové trendy a zavádět inovativní postupy.

Proč využít pro outsourcing účetnictví externí firmu

Dnešní doba se neustále zrychluje a technologie, zejména v oblasti elektronické komunikace či sdílení informací, nejsou výjimkou. Stále větší procento lidské práce je i v tomto oboru nahrazováno automatizovaným řešením za použití technologií. Díky tomu získáváme výsledky rychleji, máme je k dispozici kdykoliv a kdekoliv a můžeme snadněji kontrolovat efektivně nastavené procesy. Na samotné účetní jsou kladeny stále vyšší nároky. Zatímco dřív se účetní považovala za „pořizovače dat“, dnes, a zejména v budoucnosti, by tato osoba měla ovládnout organizační procesy, číst a hodnotit získaná data, navrhovat algoritmy jejich zpracování a způsob prezentace. Z výše uvedeného je patrné, že náplň práce účetní se bude diametrálně odlišovat. Společnosti s interní účtárnou na takové změny samozřejmě nejsou připravené. Proto se do popředí dostávají externí společnosti, které mají outsourcing účetnictví jako hlavní předmět svého podnikání.

Rozdíl mezi interní účtárnou a externí společností

Hlavní rozdíl je v tom, že externí firma má vedení účetnictví a daňovou problematiku jako hlavní část svého podnikání. To znamená, že všichni její zaměstnanci stále sledují nejmodernější trendy a jsou stále v obraze.

Jak poznat vhodnou firmu na outsourcing účetnictví

Ačkoliv se to na první pohled nemusí zdát, je český internet zahlcený mnoha kalkulacemi, které udávají konkrétní částku za interní účetnictví i částky za outsourcing účetnictví. Zde platí jednoduché pravidlo: Služba externího dodavatele by každopádně neměla být dražší, než náklady na interní oddělení. Finance však nejsou jediným benefitem, který vám spolupráce s externí firmou přinese. Mezi ty další patří například:

• Dobrý externí dodavatel je specialistou v oboru své činnosti, na kterou se plně soustředí. Neustále se vzdělává v oboru a sleduje legislativu. Proto obvykle provádí požadované činnosti ve vyšší kvalitě, než je mohou dělat interní pracovníci. Nejlepší odborníci externího dodavatele jsou partnery managementu a poskytují mu často lepší podporu při řízení podniku.     
• Činnost může být vykonána efektivně, protože externí dodavatel se může více soustředit na dobrou organizaci činnosti, má zkušenosti a může přinést nové pohledy na dosud interně zpracovávanou agendu.    
• Management nemusí řešit denní starosti s vedlejší činností a může se soustředit na svůj hlavní obor a ke svému rozhodování má k dispozici relevantní data. V případě výpadku konkrétního pracovníka zaručuje zastupitelnost externí dodavatel.
• V neposlední řadě poskytuje toto řešení zajištění managementu i celého podniku proti riziku z nesprávného vedení účetnictví a mezd. Specializovaná firma má zpravidla uzavřeno kvalitní pojištění odpovědnosti. Pravidlem je to zejména u firem poskytujících daňové poradenství, kterým povinnost pojistit se proti těmto rizikům ukládá dokonce zákon.

Mzdová agenda

Mzdovou agendu lze bez nadsázky označit za nejobtížnější část účetnictví. Jedná se o činnost, která je nárazová a vyžaduje vyšší nasazení pracovníků v krátkém časovém úseku. A to jak měsíčně při zpracování měsíčních mezd, tak v ročním pohledu např. při ročním zúčtování daně. Zde má outsourcing účetnictví své nezastupitelné místo, protože zvlášť v menších firmách panuje chaos a chybí dostatek zkušených pracovníků, kteří by se zaměřovali pouze na mzdy. 

Nejde ale jen o samotný výpočet mezd a odvodů. Mzdová a personální legislativa je poměrně složitá, vztahy mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem je třeba řešit citlivě a s vědomím možných rizik a důsledků. Právě v těchto chvílích je načase zamyslet se, zda se vaší společnosti nevyplatí outsourcing účetnictví. V externí společnosti pracují experti na slovo vzatí, kteří ovládají zákoník práce, daňový zákoník a všechny příslušné směrnice. Navíc se dokáže na váš podnik podívat novýma, nezaujatýma očima a lépe tak vidí případné nedostatky. Nezanedbatelnou součástí je také diskrétnost.