Outsourcing podnikových procesů Vám pomůže snížit náklady

Outsourcing vládne světu, dalo by se říct. Není se co divit, neboť v dnešní zrychlené době je podnikání v tuzemsku stále náročnější. Podnikatelé se na jedné straně snaží snížit náklady na minimum, aniž by se zhoršila kvalita poskytovaných výrobků či služeb, a na druhé straně se musejí potýkat s narůstající byrokracií. Celou situaci ještě zhoršuje nestabilní politické prostředí, v němž se mění vládnoucí garnitura každé volební období a s ní samozřejmě i česká legislativa. V takových podmínkách je extrémně důležité udržet si konkurenceschopnost, což v praxi znamená zaměřit se na činnosti, jež mi generují zisk a ostatní podnikové procesy přenechat specialistům. V angličtině pro to existuje termín “Business Process Outsourcing (BPO)” a nejčastěji se tímto způsobem delegují účetní služby (viz náš článek “Co to je a jaké jsou výhody outsourcingu účetnictví”), úklidové služby, výroba, logistika (viz článek “Outsourcing logistiky – nástroj přinášející progres a v důsledku i zajímavé konkurenční výhody”) nebo oddělení HR. Kromě zefektivnění těchto služeb je delegace na specializované firmy přínosná i z finančního hlediska, protože za dodržení určitých podmínek dokáže snížit náklady.

Jak mi BPO pomůže snížit náklady?

V praxi se delegace části nebo celého oddělení na specializované firmy promítne do snížení nákladů těmito způsoby:   

• Nižší mzdy a náklady na zaměstnance. Vzhledem k tomu, že externí dodavatelé obvykle provádějí práci za nižší mzdy, lze právě na tomto bodě nejvíce ušetřit. Specializované firmy dokáží v tomto směru efektivně snížit náklady na platy, benefity, sociální pojištění zaměstnanců apod.
• Škálovatelnost nákladů. Mezi další dobré důvody, proč se rozhodnout pro outsourcing podnikových procesů, patří možnost flexibilně využívat tuto službu podle aktuální potřeby. To znamená, že můžete libovolně snížit nebo naopak zvýšit její rozsah a ušetřit tak na personálních nákladech za stálé interní zaměstnance, když má práce kolísavý rozsah či je sezónního charakteru.
• Snížení investic do infrastruktury. Investicím do infrastruktury se dřív nebo později nevyhne žádná firma, chce-li růst a expandovat. Jedním z účinných způsobů, jak tento náklad optimalizovat, je využití externí společnosti. Naprostá většina externích organizací disponuje vlastními infrastrukturními prostředky a nezbytnými technologiemi a v rámci outsourcingu přebírá zodpovědnost za tuto oblast.  
• Omezení nákladů na školení a vývoj. Školení zaměstnanců se stalo nezbytným prostředkem pro zachování konkurenceschopnosti na trhu. Samozřejmě pak platí, že čím je pracovní náplň interních zaměstnanců sofistikovanější, tím jsou náklady na jejich školení vyšší. Přenesení těchto nákladů na externí společnost představuje elegantní řešení, jak v rámci podnikových procesů ušetřit nemalé peníze.
• Lepší využití odborných znalostí. Úzce souvisí s předchozím bodem. Jelikož se externí dodavatel specializuje na konkrétní oblast, v níž poskytuje klientům outsourcing, jeho odborníci dokáží využít svých znalostí na maximum. V praxi to znamená rychlejší tempo, využití neotřelých řešení nebo eliminaci, či alespoň snížení, chybovosti. V konečném důsledku tak často bývá práce externích zaměstnanců produktivnější.
• Snížení rizik a odpovědnosti. Zde se jedná především o právní a bezpečnostní rizika spojená s provozem. V tomto směru neznamená outsourcing podnikových procesů jen účinnější práci externích specialistů, ale také určitou pojistku, neboť odpovědnost za výše zmíněná rizika mohou být přenesena právě na externí firmu.
• Zvýšená konkurenceschopnost. Díky snížení nákladů můžete nabízet konkurenceschopnější ceny pro své produkty a služby na trhu.

Dva důležité body při outsourcingu

Aby Vám tato služba skutečně snížila náklady, je zapotřebí věnovat pozornost dvěma následujícím bodům:

Analýza a řízení nákladů

Tato analýza je klíčovým faktorem pro úspěšné využití externích dodavatelů, a to jak na krátkodobé, tak na dlouhodobé bázi. Firmy by si měly ještě předtím, než se rozhodnou outsourcovat část svých procesů, dopředu definovat, co od této služby očekávají, analyzovat náklady a přínosy a porovnat alternativy. Pakliže dojdou k závěru, že je pro ně outsourcing přínosný, musí správně nastavit rozpočet a vybrat vhodného dodavatele.

Jasná definice smluvních podmínek s dodavatelem

Tak jako ve všech ostatních oblastech podnikání je i v případě outsourcingu nutné ve smlouvě jasně definovat podmínky vzájemné spolupráce. V dobře sepsané smlouvě se klient vyhne nejasným interpretacím, které mohou být zárodkem pozdějších sporů.