Read time: 2 minuty
E-mailová komunikace se v poslední době, obzvlášť ve firemním prostředí, stala převažujícím způsobem komunikace. Kolik pozornosti však věnujeme tomu, abychom psali efektivně? Čím bude pro adresáty jednodušší vašim e-mailům porozumět, tím efektivnější bude také komunikace. (Tím rychleji také obdržíte odpověď – v opačném případě můžete čekat dny i týdny.)
Psaní e-mailu se v určitém smyslu neliší od dřívějšího způsobu psaní obchodních dopisů. E-mailová komunikace má sice tendenci být méně formálnější než obchodní dopis, nicméně stále ještě platí, že účinný obchodní dopis by měl být dobře strukturovaný a jeho text jasně i gramaticky správně formulovaný.
První bariérou e-mailové komunikace může být situace, kdy zpráva není doručena nebo si ji adresát nepřečte. Jak k tomu dojde? Poštovní klient na straně adresáta například může váš e-mail označit jako spam. Nejčastějším důvodem je nevyplnění políčka "předmět".
Byl-li váš e-mail přeci jen adresátovi doručen, je také možné, že si jej nepřečte, protože se může domnívat, že jde o nevyžádanou nebo nebezpečnou poštu a zprávu smazal, aniž by ji otevřel. I kdyby zprávu nesmazal, nebude zkrátka e-mail bez předmětu tím, který jej na první pohled zaujme.
Tipy pro psaní e-mailů, které fungují
- Vždy uvádějte předmět zprávy. Uvádějte v něm konkrétní, jasné a relevantní informace vztahující se k obsahu e-mailu.
- Dbejte na to, aby byl e-mail personalizovaný – ať jej může adresát rozeznat od automaticky vygenerovaných spamů.
- V jednom e-mailu se zaměřte pouze na jedno konkrétní téma. Pro adresáta bude pak snadnější s vašimi e-maily pracovat, vyznat se v nich a v případě potřeby se k nim vrátit.
- Funkci „Odpovědět všem“ používejte pouze v případě, kdy je to skutečně nutné.
- Pište e-maily jasně a stručně a text formátujte tak, aby se snadno četl (používejte různé řádkování, odrážky, nadpisy, podnadpisy atd.)
- Dávejte jasné instrukce: co chcete, aby adresát provedl. Seznámil se s novými informacemi, odpověděl, provedl jinou akci.
