Novinky & Události
You are here:
  1. Domů
  2. / Aktuality
  3. / Psaní obchodních e-mailů

Psaní obchodních e-mailů

Doba čtení: 3 mins
Psaní obchodních e-mailů

E-mailová komunikace se v poslední době ve firemním prostředí stala převažujícím způsobem komunikace. Ale kolik pozornosti věnujeme tomu, abychom psali jasně a stručně? Čím bude pro adresáty jednodušší vašim e-mailům porozumět a začít podle nich jednat, tím efektivnější budete. (Tím rychleji také obdržíte odpověď – v opačném případě můžete čekat dny i týdny…)

Psaní e-mailu se v určitém smyslu neliší od dřívějšího způsobu psaní obchodních dopisů. E-mailová komunikace má sice tendenci k menší formálnosti, nicméně stále platí, že účinný obchodní dopis by měl být dobře strukturovaný a jeho text jasně formulovaný a bez gramatických či mluvnických chyb. Například není samo o sobě špatně začít obchodní e-mail oslovením „Ahoj Honzo“, nicméně když je „Honza“ senior partner v právnické firmě a vy jej navíc ani neznáte osobně, nebude to v této situaci nejvhodnější řešení. Když to chytíte za špatný konec, adresát se může naštvat ještě dříve, než si vaše sdělení vůbec přečte.

První bariérou e-mailové komunikace může být situace, kdy zpráva není doručena nebo si ji adresát nepřečte. Jak k tomu dojde? Zaprvé, poštovní klient na straně adresáta může váš e-mail označit jako spam. Nejpravděpodobnější důvod bude, že jste nenapsali předmět zprávy.

Pokud byl Váš e-mail i přesto doručen, je také možné, že si jej adresát nepřečetl. Mohl se domnívat, že jde o nevyžádanou nebo nebezpečnou poštu a zprávu smazal, aniž by ji otevřel. I kdyby zprávu nesmazal, nebude e-mail bez předmětu tím, který jej na první pohled zaujme.

Tipy pro psaní efektivních e-mailů

  • Vždy uvádějte předmět zprávy. Dbejte na to, aby byl e-mail personalizovaný – ať jej může adresát rozeznat od automaticky vygenerovaných spamů.
  • Zapracujte na předmětu e-mailu. Uvádějte v něm konkrétní, jasné a relevantní informace vztahující se k obsahu e-mailu.
  • V jednom e-mailu se zaměřujte pouze na jedno téma. Pro adresáta bude pak snadnější s Vašimi e-maily pracovat, vyznat se v nich, vrátit se k nim atd.
  • Funkci „Odpovědět všem“ používejte pouze v případě, kdy je to skutečně nutné.
  • Pište e-maily jasně a stručně a text formátujte tak, aby se snadno četl (používejte různé řádkování, odrážky atd.)
  • Dávejte jasné instrukce: co má adresát udělat, zda má odpovědět atd.