Read time: 5 minut
Komunikace je stále základ každé společnosti, podnikatelů nevyjímaje. S tím, jak se mění naše komunikační nástroje, mění se i samotná komunikace, která stále častěji probíhá ve virtuálním světě. Abyste se při psaní textu vyvarovali faux pas, přinášíme užitečně rady a tipy, jak nedorozuměním předcházet. Uvidíte, že e-mailová etiketa značně zvýší Vaší důvěryhodnost a přitom se nejedná o nic složitého.
E-mailová etiketa
Nechcete-li se prohřešit proti e-mailové etiketě, stačí dodržovat následující body:
- Vysvětlujte záměr. Dost často se stává, že napíšete obsáhlý e-mail, ale druhá strana ho vůbec nepochopí. Váš oponent se místo toho, aby se detailně probíral Vaším e-mailem, odpoví jen stručně “mám to”, případně dodá “poznamenáno”. A vy jste se přitom s e-mailem mořili mnoho hodin. Chybou je, že jste svým kolegům dostatečně nevysvětlili záměr digitálního dopisu. Bez znalosti Vašeho záměru a tónu se stručné odpovědi mohou zdát jako apatické, nebo dokonce sarkastické – i když jste je tak vůbec nezamýšleli!
Chcete-li, aby Váš záměr byl pochopitelný již na začátku, dodejte svému sdělení správný záměr. Tím se vyhnete bagatelizování Vaší zprávy a kolegové jasně uvidí e-mail, na který mají reagovat. Odpovídat na e-maily se vyplatí i v případech, kdy jste zavaleni jinou prací. V takovém případě stačí odepsat, že jste prostě zrovna zaneprázdněni a že obšírnější odpověď pošlete třeba až večer. Ušetříte tak druhou stranu dojmu, že jste k jejím snahám lhostejní.
- Volte ta správná slova. Volba správných slov je při e-mailové etiketě klíčová. Začíná to již správným titulkem v předmětu. Nedoporučujeme e-mail nadepisovat slovy “Urgent” nebo “Asap.” Pokud je Vaše sdělení skutečně naléhavé, je lepší zvednout sluchátko a příjemci zavolat. I v případech, kdy z nějakého důvodu volat nemůžete, je vhodnější označit e-mail slovy, která neodkazují na naléhavost. Co tedy napsat do předmětu? Bohatě stačí, když se zastavíte a zamyslíte, proč je e-mail tak důležitý. Odpověď na tuto otázku je Váš nový předmět. Abychom výše uvedené lépe pochopili, nastínili jsme krátký příběh ze života. Přeneste se do situace, kdy klient potřebuje odpověď ještě dnes. V takovém případě stačí napsat do předmětu e-mailu ”Klient potřebuje odpověď ještě dnes”.
- Bez negací. Málokterého člověka potěší kritika, ať podaná ústně nebo přes e-mail. Kritika se samozřejmě ani e-mailové etiketě nevyhne. I když se snažíte nabídnout konstruktivní kritiku, musíte se negativitě za každou cenu vyhnout. Čeština je naštěstí velmi bohatý jazyk, takže i nepříjemné věci se dají sdělit s grácií. Dobrým tipem z praxe je například věta: “Takové přehledy v budoucnu nemůžete odevzdávat“. Zde se mnohem lépe použije opis “Až příště připravíte přehled, udělejte prosím změny tak, aby byly vidět i pro vedení společnosti”. Ukázkou z praxe je vyřadit ze svého slovníku slova s negativní konotací, jako jsou například nejde, nemůžeme apod.
Deset pravidel etikety e-mailové komunikace
Elektronická pošta se stala natolik součástí našich životů, že běžně píšeme e-maily, aniž bychom si promysleli do důsledků výsledky svého chování. Přitom e-mailová etiketa není žádná věda, a pakliže budete dodržovat naše rady, již se Vám nestane, že adresovaný e-mail přistane v rukou někoho úplně jiného nebo že zůstane nepochopen.
- Přes e-mail nikdy nekomunikujte důležité a tajné informace
- V případě, že jste si dali od e-mailové komunikace delší volno, stačí se krátce připomenout
- Neodesílejte e-maily v rozčilení. Zde více než kde jinde platí, že byste se měli zastavit, vše v klidu promyslet a teprve poté e-mail poslat. Uvidíte, že se tím vyhnete řadě problémů.
- Nepoužívejte příliš mnoho vykřičníků. Ruší to pozornost a zejména v obchodních dopisech nemají co dělat.
- Hlídejte si informace. Některé e-maily obsahují tajné informace a jejich šířením byste se mohli dostat do křížku s právním oddělením.
- E-mailová komunikace snese mírné zpoždění. Na rozdíl od telefonátu můžete odpovědět do 24 až 48 hodin. Nemusíte tedy odpovídat okamžitě.
- Zprávy obsahující jedno slovo neposílejte vůbec. Na první pohled se to zdá jako malichernost, ale mnoho lidí s tím má stále problémy. Každý e-mail by měl mít informativní charakter, což v případě jednoho slova určitě neplatí.
- Vyvarujte se zkratkám, emotikonům a nesrozumitelnému slangu. Vše výše uvedené komunikaci škrtí a riskujete, že příjemce Vaši zprávu nepochopí.
- Formulujte jasný předmět zprávy. Předmět zprávy by měl jasně odkazovat na obsah dané zprávy. Proto se vyplatí tuto vychytávku nebagatelizovat a skutečně do předmětu napsat slova relevantní k danému textu.
- Udržujte zprávy čisté. E-mail není hračka pro děti, a proto by měl být maximálně přehledný, Pakliže si libujete v mnoha znacích včetně šipek značící odpověď, nebo máte rádi sáhodlouhé seznamy adres příjemců, nechte si to na soukromou komunikaci, kterou třeba Vaši kamarádi ocení. V profesionálním styku je to však tabu.
