Read time: 4 minuty
Každá firma se může dostat do problémů. Nedaří se plnit dlouhodobé cíle, nastavené procesy se zdají být neefektivní, nebo zcela nefunkční. Váš tým je demotivovaný, unavený a bez energie. Zkoušeli jste různé věci, jak stávající stav napravit, ale nic nepomohlo. Možná je čas na personální audit, jež přezkoumá Vaši firmu nezaujatýma očima a dá Vám objektivní zpětnou vazbu.
Co si představit pod pojmem personální audit?
Ve své podstatě se jedná o proces, při kterém auditoři podrobně zkoumají chod firmy z personálního hlediska. Zaměřují se na interní procesy, rozdělení práce, organizační strukturu, systém delegování, komunikaci mezi pracovníky nebo časové kapacity. Zcela zásadní při zadávání personálního auditu je definovat otázky, na které má kontrola odpovědět.
Kdy zvolit personální audit?
Pro toto řešení se nejčastěji uchylují společnosti, které zažívají personální krizi nebo pokles zisků. Výjimkou ale nejsou ani firmy, jež se nachází v zelených číslech, jejich zaměstnanci jsou spokojeni a nastavené procesy fungují dobře. Vědí, že v době blahobytu je moudré připravit se na krizi, která může kdykoliv přijít. Část organizací také zadává personální audit ve chvíli, kdy stojí před nelehkým rozhodnutím, jak firmu rozvíjet a posouvat dál. Dá se tak říci, že čas na personální audit je vždycky. Důležité přitom je, aby byla společnost ochotna výsledky auditu respektovat a co nejdříve učinila kroky k nápravě. V opačném případě se jedná o zcela zbytečně proinvestované peníze.
Cíle auditu
Cílem personálního auditu je zodpovědět na definované otázky a navrhnout optimální řešení. Mezi nejčastější dotazy, které firmy řeší, patří:
- Jaká ve firmě panuje nálada? Jsou zaměstnanci spokojení a motivovaní?
- Jsou zaměstnanci přetížení nebo naopak nevytížení?
- Máme plány pro krizové situace? Jsou všichni zaměstnanci zastupitelní a je připravený systém delegující práci ve chvíli, kdy někdo vypadne?
- Jsou nastavené procesy efektivní? Nedělají se nějaké činnosti zbytečně?
- Máme vytvořený rozvojový plán zaměstnanců? Známe potenciál našich zaměstnanců?
- Funguje komunikace mezi vedením a zaměstnanci oběma směry?
- Znají zaměstnanci strategii firmy a ideu, kterou firma prosazuje?
Postup od A do Z
- Na začátku společnost definuje jasné otázky, na které má audit odpovědět.
- Auditor společně s vedením firmy vybere cílovou skupinu, které se bude audit týkat (například střední management nebo výroba).
- Na začátku si také obě strany určí časový rámec auditu. Všichni účastníci by měli vědět, jak dlouho bude audit probíhat a co to znamená pro chod firmy.
- Auditor má promyšlenou komunikační strategii – tedy kdy a komu bude oznamovat dílčí nebo závěrečná zjištění.
- Hlavní částí auditu jsou rozhovory se všemi účastníky z vedení i z řad zaměstnanců o tom, jak se v práci cítí, jaké mají kompetence, jak funguje týmová komunikace a podobně. Auditor se v rozhovorech snaží odhalit skryté problémy.
- Auditor analyzuje také dokumenty, jako je evidence docházky nebo data o produktivitě zaměstnanců. Zajímá se o to, jak jsou nastavené interní procesy, a jak to vypadá v praxi. Tato fáze může společně s rozhovory trvat i několik týdnů.
- Zjištění a doporučení auditor zpracuje do závěrečné zprávy, kterou předá firmě.
- Vedení firmy přijímá opatření doporučené auditorem.
Nejčastější chyba firem
Provozní slepota. V mnoha společnostech dělají zaměstnanci více věci najednou a stabilně nestíhají. Vedení má pocit, že jediným řešením je navýšit počet zaměstnanců. Lidé přebírají za druhé úkoly, které dělat nemají (protože je jim nepříjemné odmítnout pomoc, nebo chtějí vypadat dobře a chtějí se zalíbit), na druhou stranu pak gró své pracovní náplně nedělají, protože ji nestíhají. Personální audit často odhalí, že za domnělou přetížeností zaměstnanců je špatná organizace práce. Auditoři firmě doporučí jasně definované procesy, zodpovědnosti a pravomoci k výkonu práce.
